Comment bien utiliser un agenda pour se sauver la vie

La première chose à noter, ce sont tes coordonnées! Tu ne voudrais pas que, par malchance, toutes tes informations importantes soient perdues si tu égares ton agenda. Y inscrire tes coordonnées permettra à la personne qui le trouve de te contacter. N’oublie pas que ton agenda est tout particulièrement utile si tu l’as tout le temps avec toi! Vois-le comme ton assistant personnel. 

Voici les dates et rendez-vous prévus qu’on te conseille fortement de noter dans ton agenda  :

• travaux à remettre,
• devoirs et leçons,
• examens et tests,
• rendez-vous à l’extérieur,
• voyages,
• séances de tutorat,
• lectures assignées,
• entrainements sportifs,
• activités parascolaires,
• périodes de retenue ou de récupération,
• loisirs,
• horaire de travail,
• matériel à apporter,
• tout ce que ton prof demande de faire,
• etc.

Dès le premier jour, tu auras intérêt à dresser l’horaire de tes cours dans ton agenda. Ce sera ton point de référence pour utiliser les pages du planificateur de chaque jour. Voici quelques astuces pour commencer l’élaboration de ton plan de travail : 

• Trouve-toi une routine de travail et une routine après l’école qui tiennent compte de tes devoirs et de tes leçons, ainsi que de tes pauses.
• Utilise des couleurs et des surligneurs pour mettre en évidence les travaux urgents et pour identifier les types d’activité et les matières.
• Utilise des abréviations et des symboles dont tu peux te souvenir facilement, afin de maximiser l’espace disponible.
• Essaie d’évaluer le temps que prendra chacune des tâches pour bien planifier ton horaire. Cela te donnera aussi une idée du temps total dont tu auras besoin! Tu peux utiliser cet outil pour organiser ton étude. 
• Écris dans ton agenda les informations à la page du jour de remise des travaux, des tests ou des examens dont tu connais déjà la date (mets un petit signet adhésif sur cette page, au besoin).
• Utilise le signet de l’agenda ou des trombones pour retrouver rapidement la page du jour.
• Coche les tâches accomplies quotidiennement afin de ne rien oublier (et pour te donner un sentiment de satisfaction!).
• Équilibre ta semaine de façon réaliste. Par exemple, des 168 heures de ta semaine, accorde 60 au repos et 12 à tes travaux et tes études. Considère aussi ton temps de déplacement, tes loisirs, tes repas, etc.

Pour prioriser tes tâches, tu peux utiliser des stratégies de gestion du temps. Voici quelques idées :

• Quand tu as des tâches de longue durée, sépare-les en sous-objectifs. Tu peux faire de petites pauses entre chaque objectif ou encore alterner entre les tâches. 
• Planifie ton travail de façon à en faire un peu tous les jours.
• Essaie de réaliser les tâches intellectuelles (devoirs, lecture, etc.) au moment où tu as ton niveau de concentration maximal afin d’être plus efficace. Lorsque tu auras moins de concentration, tu pourras en profiter pour faire autre chose.

• Commence par la tâche qui te tente le moins. Tu verras que lorsque tu l’auras terminée, tu auras plus de motivation pour accomplir ce qu’il te reste à faire.
• Si tu as du mal à décider par quelle tâche commencer (pourvu qu’elles aient toutes le même niveau d’importance), tu peux les écrire chacune sur un bout de papier, puis les piger au sort. 
• Inspire-toi de la métaphore du bocal. Cette expérience montre que bien planifier sa journée, c’est un peu comme placer d’abord ses gros cailloux (les priorités) dans son agenda. Au contraire, une journée remplie de gravier, de sable et d’eau (les tâches de moindre importance) n’a pas de place pour faire rentrer les cailloux.

Le but de cette technique est d’effectuer des choix plus facilement grâce à l’organisation visuelle par priorités.

Il s’agit d’un tableau très simple, comme suit :

• L’axe horizontal représente l’urgence des tâches : à gauche il y a les tâches urgentes, à droite, les tâches non urgentes. 
  • Celles du quadrant no 1 sont les tâches urgentes et importantes qui doivent être exécutées absolument. 
  • Celles du quadrant no 2 sont les tâches qui ne sont pas urgentes, mais qui sont tout de même importantes. Puisqu’elles n’ont pas nécessairement une échéance imminente, il peut être facile de les mettre de côté. Pour éviter ce danger, il faut les inscrire dans un calendrier.
• L’axe vertical représente l’importance des tâches : en haut il y a les tâches importantes, en bas, les tâches pas importantes. 
  • Celles du quadrant no 3 sont les tâches urgentes, mais moins importantes, que l’on peut confier à quelqu’un d’autre ou que l’on peut faire quand on se sent un peu plus fatigué. 
  • Celles du quadrant no 4 sont les tâches ou les activités qui ne sont ni importantes ni urgentes et qui ne s’alignent donc pas aux objectifs à long terme. Cependant, c’est le quadrant où l’on peut inscrire ses pauses. Elles sont méritées!